Charte de fonctionnement

INTRODUCTION

Cette charte de fonctionnement a pour objectif de préciser les statuts de l’Association Bilan Carbone.
Elle est remise à l’ensemble des membres, ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

TITRE I – Admission et sortie des membres

 

Article 1 – Admission des membres
Sont membres de l’association :
– les membres actifs (ou adhérents)
– les membres d’honneur
– les partenaires

Article 2 – Procédure d’adhésion

a/ cas des membres actifs
Les candidatures des membres actifs sont formulées soit par voie numérique (adhésion 100% en ligne) soit par écrit et signées par le demandeur. Elles doivent dans ce dernier cas inclure en particulier le bulletin d’adhésion à l’association. La qualité de membre devient effective après règlement de la cotisation puis agrément du conseil d’administration.
Le conseil d’administration instruit dans un délai maximum de quatre mois l’ensemble du dossier d’admission d’un nouveau membre, et peut solliciter du postulant tout complément d’information nécessaire à sa prise de décision. Non motivée, sa décision (agrément ou non agrément) n’est pas susceptible d’appel. Il est tenu à la disposition de tout nouveau membre un exemplaire des statuts et du règlement intérieur.

b/ cas des membres d’honneur
Les candidatures des membres d’honneur sont formulées par écrit et signées par le demandeur, et doivent dans ce dernier cas inclure en particulier le bulletin d’adhésion à l’association. La qualité de membre d’honneur devient effective après agrément du conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut solliciter du postulant tout complément d’information nécessaire à sa prise de décision. Non motivée, sa décision (agrément ou non agrément) n’est pas susceptible d’appel.
Il est tenu à la disposition de tout nouveau membre un exemplaire des statuts et de la charte de fonctionnement.

c/ cas des partenaires
Les demandes de partenariat sont validées (éventuellement par mail) par le conseil d’administration.

Article 3 – Perte de la qualité de membre par exclusion

Tout membre, personne physique ou morale, dont le bureau envisage l’exclusion pour motif grave, doit être convoqué devant le bureau par le président ou les co-présidents, par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins quinze jours à l’avance. La lettre
de convocation précise le lieu et la date de convocation, la nature des faits reprochés et la sanction encourue. Tout membre régulièrement convoqué est invité à fournir ses explications.
Il peut, à ce titre, faire valoir les moyens de défense de son choix, notamment se faire assister ou représenter à ses frais, en ayant préalablement avisé par écrit le président ou les coprésidents.
En cas d’empêchement, le membre est de nouveau convoqué dans les mêmes conditions. Sauf cas de force majeure, le défaut de présentation du membre sur deuxième convocation emporte exclusion.

L’exclusion pourra être prononcée par le bureau pour tout motif grave laissé à son appréciation, notamment :
– toute initiative visant à diffamer l’association ou ses représentants ou à porter volontairement atteinte à son objet ;
– toute prise de position publique présentée au nom de l’association, qui n’aurait pas été régulièrement approuvée par le bureau de l’association ;
– non respect des règles établies par les statuts et le règlement intérieur de l’association ;
– tout comportement préjudiciable aux intérêts de l’association.
Le bureau délibère à huis-clos après audition du membre et lui notifie sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si l’exclusion est prononcée, une procédure d’appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée avec accusé de réception et ce dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’exclusion. La procédure d’appel consiste en les mêmes étapes applicables pour la procédure d’exclusion.
La procédure d’appel ne peut être engagée qu’une fois par le membre visé par une décision d’exclusion. L’appel est suspensif.

Article 4 – Réadmission

Un membre démissionnaire ou exclu ne peut être réadmis au sein de l’association qu’après s’être acquitté, s’il y a lieu, du montant de la cotisation dont il est redevable pour l’année en cours. Il doit en tout état de cause respecter les dispositions applicables en matière d’admission, visées à l’article 1 du présent règlement intérieur.

Article 5 – Cotisations

Le montant des cotisations est fixé chaque année par le conseil d’administration.
Les cotisations sont payables, sauf convention particulière, dans les trente jours de leur mise en recouvrement par le trésorier. Les cotisations sont versées par chèque à l’ordre de l’association ou par virement.
Les membres d’honneur, et les membres actifs personnes physiques à titre exceptionnel, ne paient pas de cotisations, sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise après validation d’adhésion par le CA. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de radiation, démission, exclusion ou dissolution d’un membre en cours d’année.

 

TITRE II – Fonctionnement de l’association

 

Article 6 – Composition et pouvoirs du conseil d’administration

a) Composition
Chaque personne administratrice doit désigner au moins deux représentants : son représentant légal en exercice (cas des personnes morales) et un ou deux suppléants, appelé à remplacer le représentant légal en cas d’empêchement, à l’exception des personnes morales de taille réduite (TPE par exemple) qui sont exemptées de suppléants.

b) Pouvoirs
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’association et réaliser tous actes et opérations qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale, et notamment :
Il définit la politique et les orientations générales de l’association. Il peut constituer des comités de pilotage de projet suivant les modalités prévues à l’article 10.
Il fixe chaque année le montant et la date d’échéance de la cotisation.
Il désigne les membres du bureau, et met fin à leurs fonctions.
Il arrête les grandes lignes d’actions de communication et de relations publiques, dont il peut déléguer la conduite au bureau.
Il arrête les comptes de l’exercice clos, établit les convocations aux assemblées générales et fixe leur ordre du jour.
Il arrête les budgets et contrôle leur exécution.
Il décide de l’acquisition et de la cession de tous biens meubles et objets mobiliers, fait effectuer toutes réparations, tous travaux et agencements, achète et vend tous titres et valeurs.
Il peut, avec l’autorisation préalable de l’assemblée générale ordinaire, prendre à bail et acquérir tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’association, conférer tous baux et hypothèques sur les immeubles de l’association, procéder à la vente ou l’échange desdits immeubles, effectuer tous emprunts et accorder toutes garanties.
Il nomme le directeur de l’association chargé d’exécuter la politique arrêtée et met fin à ses fonctions ; il précise la nature de ses fonctions et l’étendue de ses pouvoirs. En cas de vacance de direction de l’association, le conseil d’administration précise la nature des fonctions et l’étendue des pouvoirs qu’il transfère à un autre salarié de l’association.
Il propose le cas échéant à l’assemblée générale la nomination des commissaires aux comptes, titulaire et suppléant.
Sur propositions du bureau, il approuve la charte de fonctionnement de l’association et ses modifications.
Il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du président ou des co-présidents et peut consentir à un administrateur toute délégation de pouvoirs pour une mission déterminée.
Il se prononce sur les propositions d’action ainsi que les projets de conventions visées à l’article L.612-5 du Code de commerce qui lui sont soumis par le président ou des coprésidents, ou le bureau.
Il peut investir des délégués régionaux chargés de le représenter et de développer localement l’action de l’association.
Il décide du transfert du siège et est habilité à modifier les statuts en conséquence.
Il se réunit au moins 2 fois par an. Si la convocation (contenant la date, le lieu de réunion et l’ordre du jour prévisionnel) validée par le président ou les co-présidents, ou le vice-président est envoyée par lettre simple ou courriel au moins 15 jours à l’avance, l’ordre du jour définitif et les documents utiles correspondants sont diffusés au moins 5 jours à l’avance par courriel.

En cas de vote de résolution, celui-ci s’effectue à main levée, ou au scrutin secret si un ou plusieurs membres le requièrent. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Un administrateur ne peut disposer de plus de deux voix. En cas de partage des voix, celle du président ou des co-présidents est/sont prépondérante(s).

Chaque réunion du conseil d’administration donne lieu à un procès-verbal exposant en particulier l’ensemble des décisions passées au vote au cours de la réunion ainsi que les résultats des votes. Le procès-verbal est établi par le secrétaire général, validé par le président ou les co-présidents, ou par le vice-président, avant diffusion par le directeur de l’association aux membres de l’ABC sur simple demande.
Les résolutions visées au dernier alinéa de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 ainsi qu’à l’article 6 du décret du 16 août 19011 sont transcrites sur le registre spécial de l’association dans les conditions de l’article 31 du décret susvisé.
Les fonctions de membre du conseil d’administration, ainsi que de président ou co-président, vice-président trésorier et secrétaire général sont non rémunérées. Des remboursements de frais sont possibles sur justificatifs, à condition que ces frais aient été engagés dans l’exercice de leur mission validée par le CA et dans l’intérêt de l’association, dans les conditions préalablement définies par le conseil d’administration.
En cas d’empêchement du président, constaté par le conseil d’administration, pendant une durée supérieure à deux mois consécutifs, quelle qu’en soit la cause, le vice-président, et en son absence, le secrétaire général, remplace le président empêché dont il détient l’ensemble des pouvoirs et prérogatives prévues à l’article 15 des statuts. Ses fonctions intérimaires prennent fin au terme dûment constaté de l’empêchement et au plus tard lors du
renouvellement du conseil d’administration.
Le mandat d’administrateur n’est pas rémunéré. Les frais exposés par les administrateurs dans l’exercice de leur mission leur sont avancés sur devis ou remboursés sur pièce justificative accompagnée du formulaire en vigueur. Les personnes morales sont représentées par leur représentant légal en exercice, ou par toute autre personne dont l’habilitation à cet effet aura été notifiée à l’association.

Art 7 – Pouvoirs du bureau

Le bureau est composé d’au moins 3 membres parmi lesquels un président ou deux coprésidents, un ou plusieurs vice-présidents, un trésorier, un trésorier adjoint, un secrétaire général, un secrétaire général adjoint.
Ses modalités de fonctionnement et les rôles de chacun sont décrits dans l’article 14 des statuts de l’association. Le bureau a vocation à se réunir au moins 4 fois par an.
La convocation simple par courrier ou courriel, l’ordre du jour validé par un des membres du bureau, sont envoyées par le directeur de l’association au moins 5 jours ouvrés précédant la séance de travail, accompagnée des documents nécessaires.
Le bureau a la possibilité d’inviter à se joindre à ses travaux tout salarié de l’association, tout membre ou toute personne extérieure à l’association.

Une visioconférence ou une conférence téléphonique sont possibles. En cas d’urgence, des réunions téléphoniques du bureau peuvent être organisées à la demande d’au moins un de ses membres La prise de décision par voie électronique est possible, de manière exceptionnelle.
Les comptes rendus sont établis par le directeur, tenus sur un classeur ad hoc et signés par le président ou un des co-président (au moins) et le secrétaire général, avant diffusion aux membres du conseil d’administration.
Animé par le ou les co-présidents ou leurs représentants à qui il ont délégué pouvoir, accompagné du directeur, le bureau doit essentiellement :
– conduire les actions conformément aux orientations stratégiques définies par le conseil d’administration,
– s’assurer de la bonne préparation des réunions du conseil d’administration, des ordres du jour, des propositions, des sujets à valider, de l’information, des décisions à prendre,
– vérifier les orientations et les cahiers des charges des travaux des différents groupes de travail, pour validation par le conseil d’administration.
– suivre les avancées des travaux des commissions et de la méthodologie Bilan Carbone,
– suivre l’évolution du budget de l’association ;
– valider les avancées sur les actions de communication validées par le Conseil
d’administration.

Article 8- Conventions réglementées et rapport visé à l’article L.612-5 du Code de commerce

a) Conformément à l’article L.612-5 du Code de commerce, le ou les présidents, le vice président ou, s’il en existe un, le commissaire aux comptes, présente chaque année à l’assemblée générale un rapport sur :

– les conventions passées directement ou par personne interposée entre l’association et l’un de ses administrateurs ;
– les conventions passées entre l’association et une société dont un associé indéfiniment responsable, un gérant, un administrateur, le directeur général, un directeur général délégué, un membre du directoire ou du conseil de surveillance, un actionnaire disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10% est simultanément administrateur ou assure un rôle de
mandataire social.
b) Pour l’application du deuxième alinéa du paragraphe a) ci-dessus, sont présumées personnes interposées entre l’association et l’un de ses administrateurs :

– le conjoint de l’administrateur ou son cocontractant d’un pacte civil de solidarité ;
– les père et mère, enfants et descendants de l’administrateur ;
– les beaux-parents, gendres et brus de l’administrateur ;
– les collatéraux privilégiés de l’administrateur ;
– les collatéraux ordinaires de l’administrateur ;
– les personnes physiques et morales avec lesquelles l’administrateur entretient des relations d’affaires habituelles.

Article 9 – Fonctionnement des assemblées générales – Tenue et votes

a) Lors de toute assemblée générale, tout membre entrant en séance doit, tant en son nom personnel qu’en qualité éventuelle de mandataire, signer la feuille de présence établie à cette occasion.
b) Les membres sont convoqués suivant la procédure suivante :
– Un courrier ou un courriel du président ou co-président de l’association avec
accusé de réception est envoyé avec l’ordre du jour prévisionnel, au moins un
mois avant la date fixée.
– A partir de cette date et jusqu’à une semaine avant la tenue de l’AG, tout
membre peut adresser ses questions pour une réponse lors de l’assemblée
générale ou son souhait de voir mis un sujet à l’ordre du jour, rentrant dans les prérogatives de l’assemblée générale.
– Tout membre doit confirmer sa présence ou sa représentation, une semaine au moins avant la tenue de l’assemblée générale. A défaut de quorum sur
première convocation, l’assemblée générale est à nouveau convoquée, mais à
15 jours d’intervalle et avec le même ordre du jour ; elle peut alors délibérer
quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
– Les décisions sont prises à la majorité des voix collégiales.
c) Le bureau de l’assemblée générale appelée à délibérer est composé d’un président de séance et d’un secrétaire de séance, ainsi que de deux scrutateurs:

a. Le président de séance et le secrétaire de séance sont désignés parmi les
administrateurs de l’association.
b. Le président de séance préside l’assemblée générale, expose les questions à
l’ordre du jour et conduit les débats. En cas d’empêchement en cours de
séance, le président de séance se fait suppléer par un membre du bureau.
c. Une fois désigné, le président de séance demande que deux membres de
l’assemblée officient en qualité de scrutateurs. Ces derniers certifient avec le
président de séance l’exactitude de la feuille de présence établie et émargée.
Après les débats d’usage, il est alors procédé au vote des résolutions. Le président de séance proclame ensuite le résultat du scrutin.
d) Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour. Elles peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations.
L’assemblée générale ordinaire entend le rapport d’activité, le rapport financier et le cas échéant le rapport du commissaire aux comptes. Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget prévisionnel et donne quitus de leur gestion aux administrateurs. Elle se prononce sur le rapport visé à l’article L.612-5 du code de commerce, que lui présente le président ou co-président du conseil d’administration ou le commissaire aux comptes.

Elle entend la stratégie prévisionnelle de l’association pour l’année suivante et procède à l’élection et à la révocation des administrateurs.
e) Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre muni d’un pouvoir spécial à cet effet.
– Le nombre de pouvoirs détenus par une seule personne est limité à cinq (5).
– Les pouvoirs en blanc retournés au siège social sont répartis par le président
de séance et utilisés dans le sens de l’adoption des résolutions approuvées par
le conseil d’administration et soumises à l’assemblée générale.
f) Le vote a lieu à main levée sauf dans les deux cas suivants où il a lieu à bulletins secrets :
– lors de l’élection des membres du conseil d’administration si un ou plusieurs
membres le requièrent,
– si un tel vote est réclamé par le bureau ou par le quart des membres présents
ou représentés dans chaque collège.
g) Le décompte des votes des adhérents s’effectue collège par collège pour toute résolution, sauf pour l’élection des membres du conseil d‘administration. Chaque collège exprime un total de 3 voix, ce qui correspond à un total de 12 voix exprimées pour l’ensemble des collèges. Au sein de chaque collège, les 3 voix se répartissent en fonction des votes exprimés selon la règle suivante :
a. Si la proposition arrivée en tête des votes recueille strictement plus des 2/3 des votes, les 3 voix du collège sont données en faveur de cette proposition. Si elle recueille strictement plus que la moitié des votes, 2 des 3 voix du collège sont données en faveur de cette proposition, la 3e voix étant donnée à la proposition arrivée en deuxième position.
b. Si la proposition arrivée en tête recueille moins de la moitié des votes :
i. Dans le cas où le vote permet de choisir entre 4 propositions ou plus : 1
voix du collège est donnée à chacune des 3 propositions arrivées aux
trois premières places de votes.
ii. Dans le cas où le vote permet de choisir entre 3 propositions ou moins
: 2 voix du collège sont données à la proposition arrivée en tête des
votes et 1 voix à la proposition arrivée en 2ème position.
h) Les procès-verbaux des délibérations et résolutions des assemblées générales sont établis sans blanc ni rature, et signés par le président et le secrétaire de séance. Les résolutions visées au dernier alinéa de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 ainsi qu’à l’article 6 du décret du 16 août 1901 sont transcrites sur le registre spécial de l’association dans les conditions de l’article 31 du décret susvisé.

TITRE III – Organisation et fonctionnement des différents comités

Article 10 – Comité de pilotage de projets

Le conseil d’administration peut décider de la création de tout comité de pilotage destiné à accomplir l’objet de l’association, et suivant un rapport du président ou des co-présidents ou du bureau, précisant les objectifs et le programme des organes concernés.
Le pilote de chaque comité de pilotage de projet est nommé par le conseil d’administration pour la durée de ses travaux. Il rend compte au conseil d’administration de son action trimestriellement, ou, si le comité est constitué pour une durée inférieure à un an, au moins à deux reprises, et, en tant que de besoin, sur sa demande ou celle du conseil d’administration.
Les membres du conseil d’administration ont la possibilité d’envoyer le compte-rendu aux membres de leur collège respectif et de restituer des réflexions ou des suggestions. Le tout dans un délai de 15 jours.
Chaque comité est encadré par un animateur appartenant à l’équipe chargée d’aider à la gestion et au fonctionnement de l’association, qui aura le souci de représentativité des collèges structurant l’ABC, au sein des groupes.
Tout membre peut participer aux comités de pilotage de l’association après envoi d’une demande au bureau. A cet effet, l’annonce de la création de chaque comité est faite en temps utile aux membres de l’association. Les membres participant, s’engagent dans ce cas à faire bénéficier les comités de pilotage de leur expérience et de leurs compétences en vue de faire progresser le travail collectif mené dans le comité.

La composition des comités de pilotage doit inclure autant que possible des personnes relevant de plusieurs catégories de membres, et au champ d’intérêt adapté. Ces comités peuvent aussi être ouverts aux partenaires, après validation du bureau, et peuvent inviter, en tant que de besoin, des experts de manière occasionnelle et déterminée dans le temps.
Partenaires et experts doivent répondre à la même logique de partage de l’information et de progrès que celle des membres au sein des comités de pilotage.

Les modes de fonctionnement de chaque comité sont définis de manière ad hoc, et doivent être écrits dès les premières réunions et soumis à la validation du directeur de l’association et du bureau. Ces modalités d’organisation peuvent notamment conduire à limiter la taille du comité afin de permettre de conserver une taille raisonnable dans un souci de travail efficace et durable. Toute réunion doit donner lieu à compte-rendu et un point régulier doit être fait auprès du bureau et de la direction de l’association.
Dans les deux cas un document sera produit et mailé à l’ensemble des participants du comité de pilotage, et au comité d’experts si celui-ci existe.

Toute conclusion ou avancée importante d’un comité de pilotage doit être soumis pour avis au comité d’experts, si celui-ci existe, pour information à la direction de l’association et pour validation au bureau.

Article 11 – Comité d’experts

En tant que de besoin, un comité d’experts peut être créé.
Le comité d’experts est placé auprès du président ou des co-présidents de l’association.
Il est désigné annuellement par le conseil d’administration sur proposition du bureau et composé de membres de l’association et d’experts extérieurs issus de la communauté universitaire, professionnelle et de la recherche. Il est composé de 8 membres au plus, et sa composition peut évoluer éventuellement dans l’année en fonction des sujets traités.
En cas de démission, un nouveau membre est désigné par le conseil d’administration sur proposition du bureau.
Son président est choisi par les membres du comité d’experts.
Il est consulté sur les programmes de travaux et sur les aspects scientifiques des développements méthodologiques et technologiques exécutés par l’association.
Il donne son avis sur la cohérence d’ensemble des travaux menés, sur l’amélioration des commissions et sur les priorités à donner aux différentes propositions.
Il peut formuler toutes propositions concernant l’orientation des travaux.
Les fonctions de membre du comité d’expert, d’une durée de un an, sont renouvelables.
Le président du comité d’experts et le président ou les co-présidents de l’association établissent d’un commun accord en début de mandat une liste prévisionnelle des questions et des programmes sur lesquels le comité d’experts est consulté pour avis. Cette liste est précisée chaque année et peut être révisée d’un commun accord entre le président du comité d’experts et le ou les présidents de l’association.
Le comité d’experts se réunit au moins une fois par an. Il est possible de tenir des réunions exceptionnelles à la demande du bureau ou du président ou des co-présidents, en fonction des besoins. Dans les deux cas, l’ordre du jour de ces réunions est établi par le directeur de l’association, en accord avec le président du comité d’experts et en conformité avec les questions qu’il doit traiter.

 

Titre IV Communication

Article 12 – Communication institutionnelle

Dans le cadre de leur communication institutionnelle, si le membre ou partenaire souhaite mentionner sa participation à l’Association Bilan Carbone, il s’engage à garantir et à valoriser l’image de l’association en :
• promouvant une image positive de l’Association Bilan Carbone par la diffusion d’informations objectives ;
• s’interdisant toute critique négative et toute comparaison préjudiciable à l’image de l’association vis à vis de l’environnement extérieur ;
• précisant l’adresse internet de l’association sur les documents de communication concernés (plaquettes, communiqué..).
• travaillant en lien avec le service de communication de l’association, lors de l’utilisation du nom « ABC ».
L’ABC s’engage à une réciprocité sur ces principes vis-à-vis de ses partenaires et membres.

Bertrand Pancher & Rémi Marcus

Co-Président de l’ABC & Vice-président de l’ABC

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