Bilan Carbone ➕ : Foire aux questions

Lors du webinaire du 4 février à l’occasion du lancement du Bilan Carbone ➕, vous nous avez posé plus de 50 questions ! Voici la FAQ détaillée ⬇

Questions générales (licence, adhésion, souscription, tableur Excel)

Comment enregistrer les utilisateurs auprès de l’ABC ?

Cela se fait directement depuis le logiciel. Pour ajouter un utilisateur, allez dans Ressources au niveau de la barre principale → répertoire et cliquer sur le bouton + pour ajouter les coordonnées de la personne. La base administrative de l’ABC se remplit automatiquement.

Pourrais-je encore me servir des tableaux excels ?

Oui, le logiciel a vocation à remplacer les tableurs excel mais les deux peuvent être utilisés en parallèle.

L'ajout de pack est-il facturé cette année ? Ensuite ?

La licence vous octroie 5 études. Le premier pack additionnel est facturé 80% du prix de la licence et les packs suivants sont facturés 50% du prix de la licence selon votre collège (entreprise, bureaux d’études, secteur public, organismes citoyens) et le chiffre d’affaires de votre organisation.

Comment accéder à ce nouvel outil? (Je suis formée à l'outil bilan carbone et mon organisation a une licence jusqu'à fin 2022)

Pour accéder à l’outil, il suffit de vous rendre sur votre espace “téléchargements”, puis sur votre espace en ligne dans la rubrique BC+. Enregistrez vous en tant qu’utilisateur, et vous recevrez la procédure d’installation par mail.

Comment marche la souscription à la licence ? Par utilisateurs ou par entreprise ?

La licence est attribuée à la personne morale tant qu’elle dispose en son sein d’au moins une personne formée à la méthodologie Bilan Carbone(r).

Quelle est la différence entre obtenir l'accès à l'outil Bilan Carbone + via l'adhésion 2021 à l'ABC et via la souscription à la Licence d'utilisation 2021 ?

Les prix d’une licence ou d’une adhésion sont identiques. Cependant l’adhésion octroie beaucoup plus d’avantages. Plus d’informations ici : https://www.associationbilancarbone.fr/%e2%9c%85-10-bonnes-raisons-dadherer-a-labc-en-2021/

Des formations sur le tableur Excel vont-elles continuer ? Quand les formations sur l’outil seront-elles disponibles ?

Des modules de mise à niveau seront disponibles d’ici début mars 2021. Les modules de formations classiques M1 et M2 seront disponibles fin mars 2021.

A partir de quand les formations au bilan carbone seront-elles faites sur cet outil et non plus sur les tableurs ? Les deux vont coexister pour le moment?

Les deux vont coexister puisque les deux formats de l’outil sont disponibles. Des modules spécifiques au logiciel seront ajoutés.

Si l'entreprise prend une licence en 2021 mais arrête ensuite en 2022, pourra-t-elle toujours accéder aux données des études réalisées en 2021?

Oui, vous pourrez toujours lire les études réalisées. En revanche, vous ne pourrez pas faire de nouvelles études.

Quelles sont les technologies utilisées pour réaliser le BC+ ?

Les outils de développements utilisés sont ceux de la société PCsoft (windev et webdev) ce qui permet l’interfaçage avec d’autres environnements et systèmes.

Les collaborateurs qui ont une licence dans l'entreprise peuvent-ils utiliser l'outil pour leur entreprise, ou l'entreprise doit souscrire pour permettre l'accès à des contributeurs? Combien d'utilisateurs pourront avoir accès à l’outil pour une licence achetée ?

La licence est attribuée à la personne morale. Il peut donc y avoir plusieurs utilisateurs au sein d’une entreprise, il suffit juste de les ajouter dans la base des utilisateurs.

Possibilité d’utiliser le tableur après 2021?

Cette possibilité est actuellement en cours de réflexion.

Questions méthodologiques

Qui contacter en cas de bug identifié sur le logiciel ? Y a-t-il une adresse email de support ?

Dans ce cas, nous vous invitons à contacter directement l’ABC via le bouton Support technique disponible via la fenêtre “Aide” du logiciel. Le message saisi sera directement envoyé à l’adresse suivante: support@bilancarbone-plus.com.

On trouve régulièrement des erreurs dans les calculs et liens des tableurs. Avec un excel, il est assez facile de les modifier, aura-t-on toujours la main sur la version logiciel ?

En tant qu’utilisateur, vous n’avez pas la possibilité de modifier le code. N’hésitez pas à nous signaler ce qui vous paraît suspect en nous contactant via la fenêtre Aide. Les correctifs intégrés feront l’objet de mises à jour automatique (un message vous informant de la disponibilité de la mise à jour s’affiche au démarrage du logiciel).

Un enjeu important: le logiciel est-il transparent pour permettre de savoir comment le bilan est construit/calculé et éviter l’effet boite noire ?

L’utilisateur a en visuel tous les éléments permettant de calculer les émissions de GES d’un poste donné (facteurs d’émissions, données d’activité, incertitudes, etc.). Il n’y a pas de calculs cachés. On conserve la philosophie du Bilan Carbone®.

Y aura-t-il une fonctionnalité d'extrapolation des données ?

Cette fonctionnalité a été suggérée à plusieurs reprises par les testeurs de la phase d’expérimentation. Prenant en compte ce besoin, nous allons l’inclure dans les développements futurs du logiciel.

Est-il possible de consolider des études réalisées par des cabinets différents?

Il ne faut pas travailler sur une étude séparément pour les consolider ensuite.

L’idée est de désigner un cabinet chef de projet qui donne accès à sa base de données aux autres cabinets pour que tout le monde puisse travailler sur la même étude.

Sera-t-il possible d'importer les données d'activités en format Excel pour renseigner automatiquement la partie "saisie" du logiciel ?

Oui, il est possible d’importer des tableurs pour la saisie des données.

Peut-on importer les bilans carbone effectués avec le tableur excel ?

Non. La seule solution est de le faire à la main.

A combien de jours estimez vous le temps supplémentaire pour la réalisation d'une étude via le BC + ? Est ce plus rapide ?

Il y a nécessairement une phase d’adaptation avec l’outil (surtout si vous avez l’habitude d’utiliser le tableur). Ce qui conditionne la réalisation d’un Bilan Carbone® ce n’est pas tant l’outil. L’outil est là pour aider mais il faut obtenir les données en identifiant les personnes ressources et sur une durée plus ou moins importante. Le delta de temps se gagne sur la phase traitement. Pour les autres opérations, le temps ne sera pas réduit de manière significative.

Le quota d’études implique-t-il l’actualisation d’un BC entre deux années ?

Cette année étant une année de transition, le modèle de fonctionnement définitif de la version logiciel en 2022 est en cours de formalisation. Nous vous communiquerons les modalités de fonctionnement dans le courant de l’année.

Comment faut-il faire pour avoir l'équivalent du "multisite" ?

L’équivalent du multisite correspond à un paramétrage de la présentation des résultats.

La notion d'entité et d'organisation: est-ce qu'il faut faire une "nouvelle étude" pour chaque entité de l'organisation ?

Le logiciel vous permet de sortir de la logique de multiplication des tableurs, via une approche unique. Si vous souhaitez faire le Bilan Carbone® consolidée d’une organisation comprenant plusieurs entités, vous pouvez le faire avec une seule étude.

Cependant, si vous souhaitez faire un Bilan Carbone® pour chaque entité distincte, il faudra donc créer une nouvelle étude par Bilan Carbone®.

Comment fonctionnent les ratios ? Sont-ils basés sur des sociétés pairs déjà analysées ?

Non. Les ratios sont directement calculés à partir des données financières ou opérationnelles (nombre de produits, d’employés), il n’y a pas l’aspect comparatif.

Le calculateur est-il adapté aux DOM ? Idem pour les FE du mix électrique par exemple ?

Le calculateur de distance est basé sur Google Maps et permet de calculer les distances terrestres. Les FE du mix électrique des territoires d’Outre-Mer sont disponibles dans la Base Carbone, il faut sélectionner les FE de l’Outre-Mer au moment du choix du facteur d’émission.

Peut-on exporter toutes les données d'entrée et les résultats bruts en tCO2e (pour refaire des graphiques par exemple) ?

Oui, tout à fait. Vous avez des fonctions d’export au format excel qui vous permettent de faire des graphiques en dehors du logiciel.

Lors de la saisie de données à partir d'un fichier XLSX, s'agit-il d'un lien dynamique comme dans la version tableur ?

Non, ce n’est pas un lien dynamique. Lorsque vous importez un fichier excel, vous pouvez récupérer des données en un clic mais ça n’établit pas un lien dynamique.

Est-ce que pour la restitution intermédiaire il est possible d'avoir un résumé de toutes les données saisies dans l'unité saisie (et non pas en CO2e) ?

C’est une fonctionnalité intéressante qui n’existe pas encore dans le logiciel mais qui fera partie des prochains développements.

Le logiciel peut-il être utilisé pour une organisation multisite ?

Oui. Il est possible d’avoir du multisite à plusieurs niveaux.

Pourra-t-on vraiment se débarrasser du tableur et autres utilitaires ?

Le logiciel permet de répondre à cela si vous le souhaitez. Il est également possible de conserver vos outils annexes et de les utiliser en complément du logiciel.

Quand est prévue la version Bilan Carbone® projet ?

Cette version sera développée courant du 2ème semestre 2021.

Les facteurs d'émissions (FE)

Si dans la préparation à la collecte on oublie de sélectionner un FE, est-il possible de choisir un FE lors de la saisie ou faut-il venir l'ajouter dans la préparation puis revenir à la saisie?

Il n’est pas possible de choisir le FE lors de la saisie. Il faut revenir à la préparation pour affecter le FE au bon poste.

Les incertitudes sur les facteurs d'émissions fournies dans la Base Carbone sont-elles prises en compte dans les résultats du bilan carbone ?

Oui, toutes les incertitudes sont reprises. Vous pouvez aussi renseigner une incertitude pour les facteurs d’émissions que vous ajoutez vous-même. La philosophie du Bilan Carbone® est conservée.

En saisie, comment ajouter un FE?

L’ajout de FE ne se fait pas pendant la phase de saisie. Il faut l’ajouter dans la base de données des facteurs d’émissions pour qu’il soit disponible lors du choix des FE. Les différentes phases de la préparation à la collecte jusqu’au choix du facteur d’émission permettent de faire des allers et retours et de traiter les données par poste (énergie, transport, etc.), par entité ou selon un autre critère que vous aurez choisi.

Est-il possible d'interfacer facilement une autre base de FE (comme par exemple Ecoinvent) ?

Les possibilités d’interfaçage sont multiples. C’est plus dans la structure qu’il faut voir les choses, notamment parce qu’Ecoinvent est une base payante. C’est principalement une question de droit de diffusion et d’accès. Si vous avez un accès, c’est une extension possible à envisager. Cela suppose d’avoir une idée précise des données qui peuvent être récupérées dans Ecoinvent.

Les facteurs d’émission se mettent à jour automatiquement. Quelle visibilité / maîtrise l’utilisateur aura sur ces mises à jour ?

Vous serez tenus informés des éléments qui ont été mis à jour via la page actualités du menu démarrage. La mise à jour vous sera automatiquement proposée à l’ouverture du logiciel.

Peut-on consulter librement la base de données de facteurs d'émissions comme sur la version Excel ?

La base de données de FE est librement consultable. Vous ne pourrez pas supprimer, ni modifier les facteurs d’émissions livrées avec l’outil. Vous avez toujours la possibilité d’ajouter vos propres FE et de les supprimer.

Les FE présents dans la base carbone de l’ADEME ne me suffisent pas, puis-je ajouter d'autres FE ?

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres facteurs d’émissions dans la base de données de facteurs d’émissions. Ces facteurs d’émissions vous sont propres et ne sont disponibles que pour votre organisation.

A quelles bases de données de facteurs d’émissions (FE) ai-je accès avec le BC+ ? Les FE ont-ils également été mis à jour avec cette version logiciel? Si oui, la base de données est-elle toujours issue à 100% de la Base Carbone de l'ADEME ?

Les facteurs d’émissions sont mis à jour régulièrement avec la dernière version de la Base Carbone de l’Ademe et ce sera le cas lors de chaque mise à jour de la Base Carbone. Pour l’instant, ce sont les seuls facteurs d’émissions utilisés dans les outils Bilan Carbone® (format tableur et logiciel).

Est-il possible de recalculer des bilans précédents en actualisant les FE ?

C’est une fonctionnalité qui sera ajoutée prochainement.

Hébergement des données

Sécurisation des données: qui y aura accès ? Dans quelles mesures les administrateurs de BC+ y auront accès ? Dans quelle mesure les administrateurs de BC+ n'ont pas accès à nos données et celles de nos clients?

Quand vous installez le logiciel et que vous optez pour le serveur BC+, chaque licencié à sa propre base de données. Au moment de l’installation initiale, on vous demande de renseigner un mot de passe pour vos fichiers. Sans ce mot de passe, l’administrateur n’a pas accès aux fichiers des organisations. Nous vous recommandons de conserver précieusement ce mot de passe car en cas de perte, il sera impossible d’accéder à votre base de données.

Comment est assurée la mise à jour des données si on choisit la version hébergée sur les serveurs de notre entreprise ?

Tout se fait de manière transparente. Les processus de mise à jour sont intégrés dans le code du logiciel. Au moment du démarrage un message d’annonce vous annoncera la mise à jour disponible. Cela se fera automatiquement.

L'outil est-il cross platform ?

Pas pour l’instant. Si vous avez votre propre serveur, vous pouvez héberger la base de données sur un serveur Linux par exemple.

La base de données est-elle en local ou hébergée chez un tiers ?

Vous avez le choix d’opter pour un hébergement:

– en local avec l’installation en monoposte, 

– sur le serveur de votre organisation

– sur le serveur BC+.

Il est possible de migrer d’une version monoposte à une version serveur. Cela nécessitera une petite intervention de l’ABC pour le paramétrage.

En version monoposte, peut-on basculer d'un ordinateur à un autre?

Non car la base de données est située sur un poste unique. En optant pour la version serveur, vous pourrez facilement utiliser plusieurs ordinateurs.

Le logiciel est-il un outil en ligne ? Où sont stockées les données des entreprises ? Comment est gérée la confidentialité de ces données ?

Oui et non. En matière d’installation, vous pouvez l’installer en monoposte (toutes les données sont sur votre ordinateur), sur votre propre serveur et vous gérez la partie serveur ou sur le serveur BC+ qui est en France avec une protection de vos données.

Possibilité d'encapsuler l'appli dans un autre logiciel ?

Non, il n’y a pas d’API pour l’instant.

Dans le cas d'une installation avec base de données sur les serveurs de l'ABC, peut on donner un accès et installer une version de son logiciel chez un client ?

La licence du logiciel est attribuée aux personnes morales. Vous ne pouvez donc pas installer votre version du logiciel chez votre client. A l’issue de la prestation, le client a droit à une licence de consultation qui lui permet d’installer le logiciel pour lire son étude.

Le logiciel sera-t-il disponible sur le Cloud ?

Le principe du Cloud consiste à héberger la base de données dans le Cloud et d’utiliser le logiciel en tant qu’exécutable pour y accéder. Ce principe existe déjà avec le serveur BC+. Une version web sera développée dans le courant de l’année pour un applicatif web. Une version du logiciel fonctionnant sous MAC est également en cours d’étude.

La confidentialité des données est-elle garantie en utilisant le logiciel ?

Les informations renseignées dans le logiciel restent privées y compris pour les installations des bases de données sur le serveur BC+. A noter que dans le cas d’un partage d’étude (par exemple: deux consultants d’organisations différentes qui travaillent sur une étude en commun), les données de l’étude en question sont accessibles aux deux consultants.

Les versions web et Mac OS sont-elles disponibles?

Ces formats sont en cours d’études car cela requiert quelques adaptations et développements.

La version Mac, ce sera via la version web ?

Pas forcément, ce sera une version Mac sous forme d’exécutable comme la version sous Windows. La version web sera pour tout le monde. Aujourd’hui, seule la version fonctionnant sous Windows est disponible.

Prestations bureaux d’étude, relation avec le client

Dans le cas d'une installation avec base de données sur les serveurs de l'ABC, peut-on donner un accès et installer une version de son logiciel chez un client ?

Oui, il faut préciser l’étude ou les études auxquelles vous donnez accès à votre client.

Dans le cas d'une étude réalisée pour un client, que reçoit le client? Un document élaboré par l'outil? L'outil en mode consultation uniquement?

Il est possible de transmettre au client le pack export de l’étude qu’il pourra consulter avec sa version de l’outil (recommandé) ou alors lui remettre un document ou encore, lui donner accès à l’étude directement.

Est-ce que un duplicata d'une étude est déduit du nombre d'études limité à 5 ?

Oui. Seule l’étude test n’est pas déduite du quota. Vous avez également la possibilité d’importer une ou des études exemples fournies dans l’outil qui ne seront pas déduites du quota.

Pour la collaboration : comment se passera le partage, l'accès et la contribution aux études pour les personnes extérieures? (devront-ils télécharger le logiciel, hébergement des bases de données?)

Si vous souhaitez donner l’accès à un tiers, vous devez lui donner un fichier de paramètres. En amont, vous aurez enregistré la personne dans votre base en déterminant la ou les études auxquelles elle aura accès. Cette personne aura besoin du logiciel. Cela n’est possible que dans les cas où votre base de données est hébergée sur un serveur (en monoposte ce n’est donc pas possible).

Les entreprises clientes peuvent-elles obtenir une licence BC+ et dans quelles conditions ?

Toujours dans le même principe, les clients des bureaux d’études obtiennent automatiquement une licence. Avec le BC+, une nouvelle licence dite de consultation sera dédiée aux clients pour leur permettre d’installer le logiciel et de consulter leur étude.

Si on transmet l'archive exportée à notre client en fin de mission, a-t-on besoin de lui donner accès à notre base de données ?

Non, dans ce cas vous n’avez pas besoin de lui donner accès à votre base de données.

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