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Offre d’emploi : Assistant administratif et commercial H/F

 

L’Association Bilan Carbone (ABC) est la structure porteuse du Bilan Carbone® en France et à l’international depuis octobre 2011.

Sous la responsabilité hiérarchique du Délégué Général de l’Association, et en collaboration étroite avec l’équipe des salariés (Service communication et pôle méthodologie), vous participerez à la gestion administrative et financière de l’ABC, ainsi qu’à celle des RH tout en assurant les services généraux.

Vous garantissez, en particulier, la qualité et la fiabilité de l’accueil téléphonique et électronique des relations extérieures et partenariales de l’ABC. Vous assurez, entre autres, la gestion des adhésions et des licences proposées par l’association via son site de commandes en ligne ainsi que celle des formations dispensées par l’ABC.

 

Vous aurez pour missions principales :

  • Gestion des relations extérieures

En lien avec le service communication, vous assurez la relation directe avec les adhérents, licenciés et partenaires dès leur prise de contact avec l’association et tout au long de leur relation avec l’ABC, à l’exception des dossiers techniques, pris en charge par le pôle méthodologie.

Dans ce cadre, vous serez amené, par exemple, à répondre aux questions de nos adhérents ou futurs adhérents, suivre les commandes effectuées sur le site de l’association et établir un certain nombre de documents comme des devis ou des attestations d’adhésion.

  • Gestion financière

En lien avec l’expert-comptable et le Délégué Général de l’Association, vous assurez au quotidien la facturation relative aux commandes, partenariats et subventions ainsi que le suivi de la trésorerie de l’association.

Référent des commandes effectuées via le site (WooCommerce), vous êtes sollicité régulièrement par la direction ou l’équipe pour fournir un état des adhésions et licences.

Mensuellement, vous êtes en charge de la transmission des éléments comptables nécessaires au suivi financier de l’activité de l’ABC (incluant le volet social) dont vous devez pouvoir justifier, à tout moment et spécifiquement, lors de la clôture des comptes.

  • Secrétariat pédagogique

L’Association étant également un « organisme de formation » (présentiel et distanciel), vous êtes amené à gérer les inscriptions en ligne, le montage et le suivi des dossiers administratifs et financiers relatifs à celles-ci, en lien avec la structure inscrivant son/ses salarié(s) et, potentiellement l’Opco (opérateur de compétences).

  • Services généraux

Il vous revient de veiller au bon fonctionnement administratif et logistique de la structure.

Dans ce cadre, vous devez élaborer tous courriers, courriels, factures (suivi, relances) et autres documents susceptibles de concourir à la bonne gestion des locaux et de faciliter le quotidien de l’équipe et notamment assurer la relation avec nos principaux fournisseurs (syndic, banque, assurance, etc.).

  • Ressources humaines

En lien avec Délégué Général de l’association, vous assurez la bonne tenue des dossiers RH.

Dans ce cadre, vous devez faciliter la prise de poste des nouveaux salariés et le quotidien de l’équipe dont vous restez l’interlocuteur pour toute question RH de base (DPAE, suivi des dossiers de la médecine du travail, mutuelle et prévoyance, etc.).

  • Gestion institutionnelle

En lien avec Délégué Général de l’Association, vous prenez en charge l’organisation logistique de certaines réunions institutionnelles dont l’Assemblée générale, dans le respect des règles statutaires, du planning, des contraintes budgétaires et contingences organisationnelles.

Dans ce cadre, vous êtes amené à soutenir les processus d’élections (Quorum, votes : modalités et traitement) que soit en présentiel ou à distance (logiciel framaform).

  • Gestion événementielle

En lien avec le pôle méthodologie ou le Délégué Général de l’Association, vous contribuez à la mise en œuvre administrative et logistique de certains moments fédérateurs : Petits déjeuners thématiques, Clubs techniques, etc.

 

Cette liste de missions ne saurait être exhaustive ; le poste intervenant en appui à de nombreux dossiers transversaux, le salarié peut être amené à s’adapter à l’évolution de l’activité de l’association.

 

Compétences et qualités requises :

  • Bonne connaissance de la gestion comptable, de ses règles et méthodes (devis, facture, avoirs, TVA et sa législation, notes de frais, subventions…) et facilité de gestion des actes bancaires
  • Appétence pour la gestion administrative (contrats, conventions…)
  • Maîtrise du Pack Office et facilité d’utilisation des plateformes de gestion dématérialisées
  • Aisance en langue anglaise, à l’oral et à l’écrit
  • Connaissance du logiciel de comptabilité Quickbooks requise et du logiciel WordPress souhaitée
  • Aptitude à gérer les dossiers RH de base
  • Une précédente expérience avec un volet secrétariat pédagogique serait un plus
  • Sens du service et de l’accompagnement, diplomatie, aptitude à travailler en équipe
  • Polyvalence, goût pour le multi tâches et la gestion de dossiers transversaux
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle, sens de l’organisation et de l’anticipation, rigueur, réactivité et autonomie
  • Sensibilité aux thématiques environnementales et précédente expérience en milieu associatif souhaitées

 

Statut du poste : ETAM

Localisation : Paris 2e et télétravail.

Type de contrat : CDI, 35 heures, rémunération entre 25 et 30 k€ brut annuel selon expérience.
Convention collective en vigueur à l’ABC : Syntec. Tickets restaurant, mutuelle et 50% des frais de transport sont pris en charge par l’employeur. Poste à pourvoir à partir du 1er octobre.

Des entretiens seront organisés semaine 38.

Réponse souhaitée avant le 30 août.

 

Intéressé.e ? Contactez-nous à : contact@associationbilancarbone.fr

13 millions, c’est le nombre de personnes aujourd’hui engagées en tant que bénévoles au sein des 1.3 millions d’associations que compte la France.

Etre bénévole à l’ABC, c’est s’inscrire dans un projet d’intérêt général. Vous participerez à faire de l’association le hub de la transition énergie-climat au sein d’un réseau d’experts aussi bien en France qu’à l’international. Nos bénévoles s’organisent en groupes de travail pluridisciplinaires pour mettre à disposition de nos adhérents et licenciés des méthodologies et outils d’excellence leur permettant de comptabiliser et réduire leurs émissions de gaz à effet de serre.

S’engager auprès de l’ABC, c’est aussi :

  • Travailler avec des experts de différents domaines pour construire une réflexion de qualité
  • Proposer et défendre des solutions adaptées
  • S’inscrire durablement dans la problématique énergie-climat

Rejoignez-nous !

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